Challenge to Change挑戦×一歩先のスケジュール管理

主に私が担当している「購買代行ビジネス」は、長年お取引いただいているお客様の定期的な発注に対応する業務で、営業事務、つまり私が直接お客様とやり取りして取引を進めます。発注を受けたら、まず仕入先に見積依頼を出し、お客様に提示し、承諾を得た段階で製品を手配。もちろん各段階で書類作成などの事務手続きも必要です。扱う商材はネジ１本から機械装置まで大小さまざま。顧客は機電、家電、電子部品など複数の大手メーカー、仕入先メーカーは数十社にのぼり、顧客や仕入先との連絡が30件を超える日も珍しくありません。とにかく案件数が多いので、正確でスピーディな対応はもちろんのこと、優先順位をつけて効率よく業務を進めることを心掛けています。そのためには、「この仕入先は今忙しい時期だから早めに手配しておこう」というように、常に先回りして対応策を考えることが大切です。新人時代は膨大な商材がなかなか覚えられず、上司にもお客様にもずいぶん助けてもらいました。今は商材による納期の違いもほぼ頭に入っていますが、まだまだ知らないこともたくさんあります。経験不足をカバーする意味でも、先回りして考えるやり方は効果的ですが、現状に満足せず、もっと効率的な方法はないかと、日々考えています。

扱う案件が多いからこそ、ミスは許されない。この鉄則を私は、自分自身のミスで学びました。入社して半年ほど経ったころのことです。いつものようにお客様からの依頼に沿って注文書を作成。そしていつも通り、納期1週間前に仕入先に確認の電話を入れたところ、「そんな依頼は受けていない」という返答。なんと私が注文書を送り忘れていたのです。しかも依頼された商材は海外製品で手配に通常1カ月以上かかり、納期には到底間に合いません。入社半年で徐々に仕事にも慣れ、つい油断した気持ちの緩みが引き起こしたミス…と、今では冷静に分析できますが、その時の私はパニック状態。すぐ指導員の方に相談し、担当営業の方を通じて先方に事情を説明したところ、寛大にも納期延期を受け入れてくださり、仕入先の協力も得て事なきを得ました。「ただし二度とこんなことがないよう、対策を」という宿題に対しては、ダブルチェック体制を導入して対応。私自身、それからは厳しすぎるくらいのチェックを常に心掛けています。あの時、私の指導員や上司も頭ごなしに叱ったりせず、親身になって解決策を考えてくれました。思い出すたびに、「もっと経験を積んで先輩方や周囲の皆さんの役に立ちたい」と、思いを新たにしています。

「伝え方」に配慮することも、日ごろ気を付けていることのひとつです。お客様や仕入先と交わすメールや電話は、言いたいことが端的に伝わるよう、要点を簡潔にまとめることが基本。私も常々そう心がけてきましたが、ある時、私のメール文面を見たベテラン営業の方が、「そっけなさ過ぎる。冷たいイメージを持たれると損するよ」とのアドバイスをくださいました。言われてみれば私も、簡単な気候の挨拶など多少の遊び心を感じるメールをくださる方ほど良い印象を持ち、スムーズなやり取りができています。お互い顔の見えない間柄だけに、用件プラス少しの気遣いをすることが、円滑なコミュニケーションの秘訣だと思います。電話でも話す順序ひとつで印象が変わるので、そこはいつも気を付けています。今後は担当業務で経験値を高めながら新しい仕事にも前向きに挑戦し、仕事の幅を広げたいです。いずれは、「この人に聞けば大丈夫」と言われるような得意分野を確立したいとも思っています。当社は公私ともに働きやすい環境があります。大学時代の友人に、有休が初年度から20日あると話して驚かれたことも。この先も、オンもオフもしっかり楽しみながら、自分のペースで成長していきたいです。