Challenge to Change挑戦×自己成長

私は現在エリア総合職として、製鉄所向けに製造ラインで使用される部品等を扱う営業事務を担当しています。具体的には、お客様からEDIシステムで寄せられる引合いに対し、見積書の作成から受注、発注、納期管理、出荷後の売買計上や、代金の回収・支払といった取引に関わる一連の事務処理全般を行います。大型設備のプロジェクトなどは、営業担当の指示のもとで処理を進めていきますが、日々お客様から依頼がくる部品等については、私がメインとなってお客様やメーカーと遣り取りを行い、取引を進めていきます。一つの案件が、多くのプロセスを経て進んでいく中で、どこか一つでも躓くと、その後のフロー全てに影響を与えてしまう為、各プロセスで問題が無いか、都度細かくチェックをしていきます。その中でも納期管理は特に念入りにチェックしています。納期が遅れるとお客様の生産計画にも影響してしまいますので。私なりのチェックの工夫として、書類は全て紙に出力してチェックするという、とてもアナログな方法で管理しています。今は未だ効率化よりも、まずは確実にミスなく業務を行うことが第一優先。その為には、紙でのチェックが私にとっては一番間違いない、という結論に至りました。

「納品された製品が多いので、1台返却したいのですが」
お客様からそう連絡があったのは、私が新入社員だった1年目の10月頃です。
慌てて書類を再チェックしたところ、確かにお客様からのご注文は1台。私が単純に入力を間違い、仕入先に2台で発注していたのです。入社して半年が過ぎ、そろそろ仕事に慣れてきた頃で気の緩みがあったのかも知れません。叱責を覚悟しながらすぐに営業担当に報告したところ、「まずはお客様に経緯を説明しよう」とアポイントを取っていただきました。そこで私のケアレスミスだったことを陳謝し、今後の対応を話し合いました。というのも、仕入先は当社からの注文書通りに納入しているので、不具合でもない商品を仕入先に返品することは原則不可能。その後、営業担当の粘り強い交渉で、誤って多く納品した1台分に対して、お客様からの「追加注文」を頂くことが出来ました。追加注文を頂けたことで、問題は無事解決しましたが、ミスはミスです。営業担当から「僕も注文書のチェックが甘かった。でも同じミスを繰り返さないために、鮎合さんなりの対策を考えてみて」と課題を頂きました。私なりに考えた答えは「チェックの回数を増やす」というシンプルな対策です。シンプルですが、それ以来1回だったチェックを3回にし、ミスの撲滅を図っています。常に緊張感を持って仕事に当たることの大切さを再認識させてくれた出来事でした。

今後の目標として、まずは職場のムードメーカーなりたいです。日々皆さん忙しい中だからこそ、いつでも話しやすい雰囲気を醸しつつ、職場が華やぐような存在でいたい。そして後輩から「鮎合さんに相談すれば何か良いヒントをもらえそう!」と思ってもらえるような頼られる先輩になっていきたいです。また、将来は結婚、出産、育児、と言ったライフイベントと仕事の両立をしながら、長く働きたいと考えています。当社の各種制度はとても充実していて、育児をしながら時短で働いている先輩も多くいます。私よりも多くの業務を抱えておられますが、短い時間の中でも迅速にミスなく業務をこなして、お子さんのお迎えへと先に帰って行かれる様子を見ると、憧れると同時にもっと頑張らなければ、と思います。将来的に長く働く為にも、まずはより戦力になって、先輩の仕事を少しでも減らせるようにしたいです。それぞれの状況に応じて仕事量をシェアしながら、皆で互いにサポートしている環境は、仕事とプライベート、どちらも大切にしたいと考える私にとって、とても働きやすい環境であると感じています。